Comment embaucher son premier salarié ? C’est la question à laquelle tout entrepreneur doit faire face. Entre les démarches administratives, les obligations sociales et la multiplicité des déclarations…. Il est souvent compliqué de s’y retrouver !
Dans notre article, nous vous donnons les clés pour ne rien louper dans la préparation de l’arrivée de votre salarié.
Bien préparer l’embauche de son salarié
Embaucher votre premier salarié, cela ne s’improvise pas ! En effet, plusieurs étapes administratives sont nécessaires pour l’intégrer sereinement dans votre entreprise.
Faire la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
Votre entreprise doit effectuer une déclaration pour l’embauche de son premier salarié auprès de l’URSSAF. L’inscription doit se faire avant le début du contrat ou au plus tôt 8 jours avant. Vous avez la possibilité de la faire en ligne (site de l’URSSAF, Net Entreprise ou logiciel paie).
A l’embauche de votre premier salarié, la DPAE vous permet de l’affilier au régime d’Assurance Chômage, de l’immatriculer à la CPAM et de vous immatriculer à l’URSSAF.
Affiliation votre salarié à un régime de protection sociale et de retraite
En tant qu’employeur, vous avez l’obligation d’affilier votre salarié à un régime de protection sociale (régime de base, mutuelle, complémentaire, etc.). En cas d’option supplémentaire, nous vous conseillons de contacter la Mutuelle.
Vous devez faire une Déclaration Sociale Nominative (DSN) mensuelle pour transmettre aux organismes sociaux (URSSAF, caisse de retraite, organisme de prévoyance et de mutuelle, DGFIP) :
- Les déclarations de cotisations et les payées ;
- Les événements sur l’activité de votre salarié (arrêt de travail, maternité, maladie, fin de contrat, etc.)
Préparer un Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels
Votre entreprise est responsable de la sécurité de votre salarié et des dommages qu’il peut causer au sein de vos locaux (Article 1384 du Code civil).
Vous devez prévoir un Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) pour répertorier les dangers et analyser les risques de sécurité au sein de vos locaux. Ce document doit être disponible pour votre salarié, s’il le demande, et être mis à jour tous les ans.
Bon à savoir :
N’oubliez pas de vous affilier à un Service de Santé au Travail (SST) pour respecter l’obligation de sécurité à l’égard de votre salarié.
Les formalités administratives à l’embauche
En tant qu’employeur, vous avez également des formalités à réaliser au moment de l’embauche de votre salarié.
Vous devez remettre à votre salarié son contrat de travail daté et signé avec :
- Les notices de prévoyance et de mutuelle
- Le règlement intérieur (si + de 50 salariés)
- La charte de votre entreprise.
La convention collective doit également être mise à disposition de votre salarié.
La transmission des documents doit se faire, au plus tard, à son premier jour en poste. En pratique, nous vous conseillons de les transmettre en amont de l’arrivée de votre salarié.
Une visite médicale d’information et de prévention de votre premier salarié doit être organisée. Elle doit se faire auprès du service de santé au travail (SST) et une convocation doit être remise à votre salarié.
Bon à savoir :
Votre salarié doit la faire pendant sa période d’essai.
Votre entreprise a aussi l’obligation de tenir des registres relatifs au personnel. Vous pouvez en retrouver un résumé ci-dessous :
L’embauche d’un salarié nécessite bon nombre de démarches, l’aide d’un expert-comptable qualifié peut donc s’avérer utile.
Besoin d’un coup de pouce financier ?
Si vous souhaitez embaucher votre premier salarié, votre entreprise peut bénéficier de plusieurs aides telles que :
- Le POE ou le POEI (pour l’embauche de demandeurs d’emplois) ;
- L’AETH (pour l’embauche de travailleurs en situation de handicap) ;
- Ou encore l’aide pour l’embauche des apprentis (jusqu’au 31/12/2022) et l’Aide Unique (à compter du 01/01/2023).
Vous retrouverez l’ensemble des aides à l’embauche, en résumé, ci-dessous :
Croissance économique en baisse, augmentation des coûts de l’énergie et des matières premières…. L’entrepreneur doit faire face à de nouvelles difficultés qui peuvent impacter son activité. L’embauche de son premier salarié doit rester une étape claire et simple. N’hésitez pas à faire appel aux conseils de nos experts… Pour un gain de sérénité assuré !
